Trong hệ thống vận hành của FIT Tour, văn phòng không tồn tại đơn thuần để xử lý giấy tờ, điều phối lịch trình hay hoàn thành các đầu việc hành chính.
Văn phòng là nơi giữ chuẩn cho toàn bộ trải nghiệm khách hàng, từ thời điểm hành trình còn nằm trên bản thiết kế cho đến khi chuyến đi kết thúc và mọi trách nhiệm với khách được khép lại trọn vẹn.
Sứ mệnh của văn phòng FIT Tour là bảo vệ giá trị cốt lõi của thương hiệu, duy trì nhịp vận hành ổn định và chịu trách nhiệm đến cùng cho mọi quyết định đã được đưa ra trong quá trình tổ chức tour.
Để một chuyến đi diễn ra trọn vẹn, FIT Tour phân định rõ vai trò giữa các bộ phận, đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng và hiệu quả:
Văn phòng (Hậu phương)
Là nơi thiết kế cấu trúc cho toàn bộ hành trình: dự báo rủi ro, cân đối giữa an toàn, trải nghiệm và tính khả thi, đồng thời chuẩn bị phương án xử lý cho các tình huống phát sinh.
Hiện trường (Tiền tuyến)
Nhờ sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ văn phòng, hướng dẫn viên có thể tập trung hoàn toàn vào việc dẫn dắt trải nghiệm, chăm sóc khách và giữ trọn “linh hồn” của chuyến đi.
Văn phòng chính là điểm tựa vận hành, giúp hiện trường xử lý vấn đề một cách bình tĩnh, nhất quán và đúng chuẩn thương hiệu FIT Tour.
Văn phòng FIT Tour không làm việc theo tư duy “xong việc là xong trách nhiệm”.
Mỗi quyết định được đưa ra đều được xem là một phần trực tiếp của trải nghiệm khách hàng.
Vì vậy, đội ngũ văn phòng có trách nhiệm:
Theo sát hành trình từ đầu đến cuối
Sẵn sàng hỗ trợ khi có phát sinh
Không đẩy rủi ro, áp lực hay hậu quả sang cho hướng dẫn viên hoặc khách hàng
Cam kết của văn phòng FIT Tour là đứng ra giải quyết, điều chỉnh và chịu trách nhiệm đến cùng cho những gì khách đã tin tưởng giao phó.
Một trong những vai trò quan trọng nhất của văn phòng FIT Tour là duy trì sự minh bạch trong toàn bộ hệ thống vận hành.
Không che giấu rủi ro
Không vẽ kỳ vọng sai lệch
Mọi thông tin về chương trình, giới hạn và cam kết đều phải được truyền đạt rõ ràng, thống nhất
Sự minh bạch ngay từ văn phòng chính là nền tảng để niềm tin của khách hàng được giữ vững ngoài hiện trường, và cũng là yếu tố giúp FIT Tour xây dựng uy tín bền vững theo thời gian.